Assistant Virtuel pour Startups (H/F)

À Propos de l'Entreprise

Doctolib est le leader européen de la e-santé. Notre mission est de simplifier la vie des patients et des professionnels de santé en leur offrant des solutions innovantes et accessibles. Rejoignez une entreprise en hyper-croissance, portée par des valeurs fortes et un impact positif sur la société. Chez Doctolib, nous favorisons un environnement de travail stimulant, collaboratif et inclusif où chacun peut s’épanouir et contribuer à notre succès collectif.

Description du Poste

Nous recherchons un Assistant Virtuel (H/F) débutant et motivé pour rejoindre notre équipe dynamique et soutenir nos projets innovants. Ce poste est 100% à distance et offre une opportunité unique de travailler avec diverses équipes et de contribuer directement à l’efficacité de nos opérations. Vous jouerez un rôle clé dans l’organisation et la coordination de tâches administratives, la gestion de la communication et le support aux équipes projet. Si vous êtes organisé(e), proactif(ve) et que vous avez un réel intérêt pour le monde des startups, cette opportunité est faite pour vous ! Vous serez un pilier essentiel pour nos managers et équipes, en assurant une fluidité dans les opérations quotidiennes et en contribuant à la réalisation de nos objectifs ambitieux. Votre capacité à anticiper les besoins et à proposer des solutions sera fortement appréciée.

Responsabilités Clés

• Gérer les agendas et l'organisation des réunions (internes et externes).
• Assurer la coordination administrative et le suivi des dossiers.
• Assister à la rédaction et à la mise en forme de documents (présentations, rapports, e-mails).
• Gérer la communication interne et externe (e-mails, appels téléphoniques).
• Participer à l'organisation d'événements virtuels et de sessions de formation.
• Effectuer des recherches d'informations et des analyses simples pour les équipes projet.
• Soutenir les équipes dans la gestion de projets ad hoc et la coordination des livrables.
• Assurer un suivi rigoureux des tâches et des deadlines, en alertant proactivement si nécessaire.
• Classer et archiver les documents importants de manière organisée et sécurisée.

Compétences Requises

• Excellente maîtrise du français (écrit et oral), avec une orthographe irréprochable.
• Compétences avérées en organisation et gestion du temps, avec la capacité à prioriser efficacement.
• Maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace ou Microsoft Office, notamment Google Agenda, Gmail, Docs/Sheets ou Outlook, Word, Excel).
• Capacité à travailler de manière autonome et proactive, avec un grand sens des responsabilités.
• Sens aigu du service, de la confidentialité et de la discrétion.
• Bonnes compétences en communication interpersonnelle et capacité à interagir avec différents interlocuteurs.
• Adaptabilité, curiosité et volonté d'apprendre rapidement dans un environnement dynamique.

Qualifications Préférées

• Première expérience (stages ou alternance) en secrétariat, assistanat de direction ou administration.
• Connaissance des outils de gestion de projet (ex: Asana, Trello, Jira) est un plus.
• Intérêt marqué pour l'univers des startups, la e-santé et l'innovation technologique.
• Maîtrise de l'anglais (écrit et oral) serait un avantage considérable.

Avantages et Bénéfices

• Flexibilité du travail 100% à distance, permettant un meilleur équilibre vie pro/vie perso.
• Environnement de travail stimulant et collaboratif, au sein d'une entreprise leader sur son marché.
• Opportunités de développement professionnel continu et de formation personnalisée.
• Mutuelle d'entreprise attractive pour vous et votre famille.
• Tickets restaurant (carte Swile) pour vos repas.
• Prise en charge des frais liés au télétravail (équipement, internet).
• Jours de congés supplémentaires et RTT.

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